¿Cuántos detalles necesitas controlar para realizar un evento online con Zoom de manera profesional (y que todo salga bien)? Si necesitas hacer el próximo evento de tu empresa de manera virtual, este capítulo de “El Podcast de Zoom” tiene mucho para ti. Gracias por estar aquí. Si te interesa el mundo de Zoom te recomiendo que te suscribas a este podcast para no perderte ningún capítulo. Tras haberme ocupado de la realización de decenas y decenas de eventos por Zoom para empresas, instituciones, marcas y profesionales durante años, he identificado el número de variables esenciales a tener en cuenta a la hora de organizar un evento corporativo por Zoom de manera profesional. Son 87, agrupados en 6 categorías. Van desde la definición de la escaleta (o cronograma) hasta los elementos de visualización de pantallas, el número de ponentes que determinan el tipo de evento, aspectos clave de configuración de las sesiones, la modalidad del registro de participantes o la presencia de vídeos o audios de fondo durante la emisión, entre muchos otros. ¿87 te parecen muchos? ¡Es que son muchos! Y de hecho podrían superar los 100, tranquilamente, si entrásemos en más detalles. Efectivamente, cuando tenemos la responsabilidad de realizar un evento profesional por Zoom son muchos los detalles que hay que controlar para que todo salga bien y además con la presión del directo. La buena noticia es que Zoom puede con prácticamente cualquier tipo de evento corporativo que tengas en mente, como: Una rueda de prensa con Zoom La presentación de un nuevo producto con Zoom Una actividad de formación o capacitación por Zoom La celebración de un congreso con la intervención de decenas de ponentes, por Zoom Un acto de graduación académico por Zoo Una reunión anual de vendedores por Zoom Un congreso médico por Zoom La organización de un debate por Zoom que incluya la participación del público... Todo esto lo podemos hacer con Zoom y de manera profesional. Y lo sé de primera mano, ya que he realizado decenas de eventos para clientes y cada uno de ellos está plagado de pequeños o grandes detalles capaces de convertir el acontecimiento en un éxito rotundo o bien en tu peor pesadilla. Todo bajo control con Zoom Cuando se trata de un evento, no hay términos medios: hay que tenerlo todo bajo control, o al menos intentarlo, sabiendo que siempre hay un espacio –residual– para lo inesperado, no nos olvidemos que tratamos con tecnología y con personas. La experiencia me ha enseñado que no existe un evento fácil o que no presente retos; todos tienen su nivel de complicación, de sorpresa y se apoyan en un número elevado de variables. Como he dicho antes, en mi caso, he identificado 87. Pero como 87 son muchos para enumerarlas aquí, he escogido una muestra –aleatoria– de nuestro checklist habitual cuando realizamos eventos en directo para clientes para que nos hagamos una idea de la naturaleza de estos detalles. Son los 10 siguientes: 10 detalles de muestra para eventos por Zoom Ancho de banda. Que el ancho de banda del presentador sea el adecuado, para que se le vea y se le escuche bien durante su intervención en el evento. Sonido de vídeos. Que a los vídeos incrustados en los PowerPoints de los ponentes se escuchen en el momento de su reproducción. Encuestas y votaciones. Que estén cargadas y probadas antes de iniciar el evento Participantes. Que los asistentes estén silenciados cuando la sesión sea numerosa y del tipo reunión Pruebas técnicas. Que los ponentes participen en las sesiones de pruebas técnicas Multipantalla. Que los PowerPoints se vean bien cuando se compartan desde PCs con más de una pantalla Intérpertes. Que los intérpretes de idiomas tengan actualizado su Zoom a la última versión para que puedan unirse sin problemas a sus cabinas de idiomas Chat. Que el chat esté configurado de manera correcta,
